Est-ce que je peux ignorer ce mail ?

Vous connaissez la chanson : après deux semaines à vivre la dolce vita en Europe, vos vacances se terminent là où le 9 à 5 commence, soit avec l’ouverture de votre boîte mail.

Malheur, vous avez oublié de mettre votre message d’absence ! Vous devez faire face à environ 781 mails (en considérant que la personne moyenne en reçoit 78,1 par jour).

Vous avez le choix d’envoyer des réponses rapides ou de laisser certains mails sur « non lu »… jusqu’à ce que vous vous décidiez trois semaines plus tard d’y répondre ou de les supprimer avec un grand sentiment de culpabilité.

Mais est-ce qu’on ne se ferait pas un cadeau en ignorant tout simplement certains mails ? Voici quelques pistes de réflexion.

Est-ce que les mails sont néfastes pour la santé ? Selon une étude, environ 92 % des employé.e.s voient leur pression artérielle et rythme cardiaque s’élever lorsqu’ils traitent des mails au travail (et probablement 100 % quand il y a le fameux point d’exclamation rouge dans l’entête !).

En gros, un mail nécessite du temps et une prise de décision de votre part. On a tous et toutes déjà pris une heure de notre journée pour rédiger un roman à un.e boss qui tient mordicus à avoir tout par écrit. Ainsi, même si vous ignorez un mail, il va continuer à hanter votre subconscient, comme un rapport d’impôt que vous repoussez jusqu’à la dernière minute.

Plus vous avez de mails à traiter, plus votre niveau de stress augmente, ce qui a un impact sur vos autres tâches professionnelles. Heureusement, il existe des moyens pour atténuer ce stress, et tout commence par une approche stratégique.

Comme dans n’importe quel bon examen de français du Ministère, vous devez vous poser les questions de base en accédant à vos mails : Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?

C’est quoi, le mail que vous avez reçu ? Pratiquer votre lecture en diagonale peut vous aider à faire le tri de ce qui est urgent – date limite pour répondre, le mot « urgent » dans l’entête (surtout avec une faute d’orthographe), etc. – de ce qui ne l’est pas – n’importe quel message qui inclut le mot « Yammer ».

D’ailleurs, si vous recevez souvent des mails des mêmes personnes ou départements, vous pouvez mettre de l’ordre en créant des dossiers pour filtrer le tout !

La provenance et le ou la destinataire d’un mail font toute une différence. Habituellement, les messages de groupe, on laisse ça poiroter, à moins que ce soit une urgence, comme quand c’est le temps de choisir son repas de soirée de Noël.

Un message de votre patron.ne ? Selon une étude, si vous souhaitez tomber dans les bonnes grâces de votre boss, il faut répondre en moins de 24 heures. Cela démontre que vous êtes un.e employé.e engagé.e et digne de confiance. Alors même si votre boss vous demande une suggestion de resto, faites un effort et répondez presto !

L’endroit dans lequel vous vous situez quand vous recevez un mail devrait dicter votre réponse. En effet, vous ne voudriez surtout pas répondre à un mail ultra important pendant l’heure de pointe du métro. Personne ne souhaite se sentir bête devant un VP à cause d’une faute d’orthographe gênante dans son nom. Le cabochon qui vous a bousculé à dans le wagon pendant que vous étiez en train d’écrire ne sera jamais témoin des conséquences de son effet papillon sur votre vie professionnelle !

Quand est-ce que le mail a été reçu ? Un vendredi à 19 h pendant que vous étiez en route vers la plage ? Si c’est le cas, vous feriez mieux de songer à votre santé mentale avant de répondre impulsivement un jour de fin de semaine.

Des études révèlent que des employé.e.s peuvent développer de l’anxiété sévère à cause des mails envoyés après les heures de travail. Ces derniers donnent le sentiment qu’un message du job peut arriver à tout moment, quels que soient l’heure ou le jour de la semaine. Bref, être en alerte constamment peut être encore pire que la maudite alerte de nouveau message d’Outlook !

Comment souhaitez-vous répondre ? Vous pourriez sauver bien du temps en discutant de vive voix avec la personne. Après deux ans de pandémie, il n’y a pas de gêne à vouloir socialiser un peu sur les heures de travail !

De combien de temps avez-vous besoin pour répondre au mail ? Si on vous demande un long rapport ou dossier quelconque qui vous prendra du temps à créer, c’est pas mal l’étiquette de répondre avec une confirmation et un échéancier la même journée. Dites-vous que la personne à l’autre bout attend peut-être votre confirmation, et tant qu’elle ne l’aura pas, son boss va lui envoyer des rappels par mail !

Si vous êtes du genre à frémir lorsque vous recevez un mail, il serait important de comprendre pourquoi. Selon le psychologue Ron Friedman, « chaque fois que vous recevez une alerte mail, votre cerveau est obligé de prendre une série de décisions (vérifier ou continuer ? Répondre maintenant ou plus tard ?) qui épuisent votre énergie mentale ». Ainsi, ajuster vos paramètres de notification pourrait être la solution à votre aversion !

Au final, nous devrions tous et toutes faire une introspection face à notre relation avec les mails. Nous utilisons tellement de canaux de communication au quotidien qu’il serait important de les maîtriser afin d’avoir des communications plus saines.

Évidemment, même si ça vous fait le même effet que de recevoir un spam, le mIL de votre boss reçu un vendredi après-midi nécessite quand même une réponse !