Comment faire en sorte que vos mails se démarquent

Que ce soit au travail ou dans notre vie personnelle, nous sommes envahi.e.s de mails. Mais tout mail n’a pas la même valeur. Dans certains cas, il s’agit d’un message d’une haute importance, qui contient des informations à conserver et à archiver. Dans d’autres, il s’agit d’une réponse à tous contenant simplement un « bien noté, merci ! » de l’ensemble des participant.e.s à un meeting.

Au milieu de cette marée, comment faire pour que vos mails, à vous, ne passent pas à la trappe ? Encore mieux, comment faire pour que vos destinataires les lisent ? Car, quoi de plus frustrant que d’envoyer un mail détaillé, pour se faire demander, quelques jours plus tard, les mêmes informations que ce que vous aviez préalablement envoyé.

Pour éviter de passer à la trappe, réservez vos mails pour l’envoi d’informations pertinentes. Si vous harcelez constamment vos interlocuteurs et interlocutrices de communications inutiles, il est fort possible que votre prochain mail soit ignoré.

Cependant, il n’est pas si facile de réduire son usage du mail une fois qu’il est bien implanté. Pour vous simplifier la vie, voici la règle de base qui justifie son usage : avez-vous besoin de conserver une trace écrite de cette communication ?

Voici quelques exemples où la réponse à cette question est « oui » : envoi de contrats et de factures, demande de vacances ou de congé, approbation d’un échéancier, ordre du jour et procès-verbal, suivi de performance.

En revanche, d’autres types de communications seraient plus appropriées sur d’autres types de plateformes.

– Communications courtes : tout outil de clavardage, tel que Hangouts, Teams ou Slack

– Archivage et documentation : un serveur ou un Drive

– Suivi de projets : Asana, Monday, Trello, etc.

De plus, si certains meetings peuvent être remplacés par un mail, une avalanche de mails bénéficierait parfois d’être remplacée par une réunion. Surtout, si, en prime, elle se conclut par l’envoi d’un procès-verbal…

Ici, je fais appel à votre esprit de synthèse. Avant d’envoyer votre mail, réfléchissez bien à son objet ! Quel est le message le plus important à retenir de votre mail ? Comment pourriez-vous faciliter la recherche de votre mail ?

Voici des exemples de titres efficaces :

– Approbation requise avant 15 mai 2022 – Projet X

– Résumé de la rencontre – Madame X et Monsieur Y – 17 avril 2022

– Envoi de la facture 12 – Projet X entre compagnie X et compagnie Y

Un bon titre de mail permet à votre destinataire de savoir exactement de quoi il s’agit. Si vous avez des délais à faire respecter, il est également avisé de les indiquer dans le titre et dans le corps de votre courriel plutôt que de les signaler seulement au bas de votre communication.

Un tel titre permet également à votre destinataire d’organiser ses priorités sans avoir à ouvrir tous ses mails immédiatement. Croyez-moi, cette belle attention sera appréciée.

Rien de pire qu’un gros bloc de texte gris sans paragraphe dans un courriel. Si vous avez tendance à envoyer ce genre de communication, j’ai le regret de vous informer que personne ne les lit au complet, même si vous avez pris soin d’y ajouter des petites blagues.

La solution : les petits paragraphes, les intertitres et les listes à puces.

Simplifiez la lecture de votre mail en un seul coup d’oeil.

En prime, si vous envoyez un mail à plusieurs personnes, pourquoi ne pas spécifier quel paragraphe s’adresse à qui de façon plus précise dans le corps du texte ? En voyant leurs noms, les personnes identifiées se sentiront beaucoup plus concernées et redoubleront d’attention.

Dans un autre ordre d’idées, il n’est pas nécessaire d’écrire 100 mots si vous pouvez dire la même chose en 15.

Mise en situation : vous transférez un mail à votre équipe qui contient un document important pour le Projet X dû dans un mois et demi. La date de remise approche et votre équipe vous demande des informations qui se trouvaient dans ledit document. La fumée vous sort par les oreilles. Vous pensez : « Pourtant, j’ai transféré l’information. Ils avaient juste à faire leur job… »

Minute, papillon ! Oui, vous avez transféré l’information, mais l’objet du mail et son contenu vous étaient adressés à vous. En scannant votre mail, vos collègues n’ont pas la moindre idée de ce dont il s’agit. Bien sûr, ils auraient pu ouvrir le document et tout lire, mais, tout comme vous, ils doivent organiser leurs priorités, et sans mise en contexte, ce mail ne fait que passer sous leurs yeux sans s’enregistrer dans leur esprit.

La solution : modifier l’objet et contextualiser le mail en ajoutant des détails dans le corps du texte. Encore mieux, s’il s’agit d’une documentation importante en lien avec un projet, il est fort possible que le mail ne soit pas la meilleure méthode de communication (voir point 1).

Facilitez la lecture en diagonale de vos mails. Pour ce faire, servez-vous du gras et du surligneur pour mettre en évidence les points les plus importants, comme les dates. Toutefois, si tout est en gras ou surligné, plus rien ne ressort vraiment. Alors, utilisez cette technique avec parcimonie.

En résumé, un bon mail est clair, concis, utile et facile à lire. Bonne communication !